Microsoft Excelのフィルター機能の使い方｜データ整理を効率化する方法

Excelで大量のデータを扱う際、「特定の条件に合うデータだけを見たい」「膨大な情報の中から必要なものだけを抜き出したい」と感じたことはありませんか？そんな悩みを一瞬で解決してくれるのが、Excelのフィルター機能です。

フィルター機能は、いわばデータの中から必要な情報だけをふるいにかける（フィルタリングする）ための強力なツールです。この機能を使いこなせば、これまで手作業で何分もかかっていたデータ整理や分析作業が、わずか数秒で完了するようになります。

この記事では、Excel初心者の方でも安心して学べるように、フィルター機能の基本的な使い方から、実務で役立つ応用テクニックまで、図解のイメージでわかりやすく解説します。この記事を読み終える頃には、あなたもExcelフィルターを自在に操り、データ整理の効率を劇的にアップさせることができるでしょう。

Excelフィルターの基本｜まずはここから押さえよう

まずは、フィルター機能の最も基本的な使い方である「設定」「絞り込み」「解除」の3つのステップをマスターしましょう。この基本操作を覚えるだけで、Excel作業のスピードが格段に向上します。

フィルターを設定する方法

フィルター機能を使うための第一歩は、データ範囲にフィルターを設定することです。設定方法はとても簡単です。

1. フィルターを設定したい表の中の、いずれかのセルを1つクリックします。
2. リボンの「データ」タブをクリックします。
3. 「並べ替えとフィルター」グループの中にある「フィルター」ボタンをクリックします。

これだけで、表の見出し行（1行目）に「▼」の形をしたドロップダウンボタンが表示されます。これがフィルターが設定された状態です。

【ワンポイントアドバイス】ショートカットキーで一瞬で設定！
フィルターの設定・解除は、ショートカットキー Ctrl + Shift + L を使うと一瞬で完了します。リボンを操作するよりも速いので、ぜひ覚えておきましょう。

フィルターの基本的な使い方（データの絞り込み）

フィルターが設定できたら、次はいよいよデータの絞り込みです。ここでは例として、支社名の中から「東京支社」のデータだけを表示させてみましょう。

1. 「支社名」の列の見出しにある「▼」ボタンをクリックします。
2. 表示されたリストの一番上にある「(すべて選択)」のチェックを一度外します。すると、すべてのチェックが外れます。
3. リストの中から「東京支社」のチェックボックスにチェックを入れます。
4. 「OK」ボタンをクリックします。

すると、表全体が絞り込まれ、「東京支社」のデータだけが表示されます。絞り込みが行われている列の「▼」ボタンは、フィルターの漏斗（じょうご）のようなマークに変わります。

フィルターを解除する方法

絞り込んだデータを元に戻したい場合は、フィルターを解除します。解除方法には2つのパターンがあります。

特定の列のフィルターだけを解除する

「支社名」列の絞り込みだけを解除して、他の列のフィルターは維持したい、という場合に便利です。

1. フィルターがかかっている列（この場合は「支社名」）の漏斗マークをクリックします。
2. 「”（列名）”からフィルターをクリア」をクリックします。

すべてのフィルターを解除する

表に設定されているすべてのフィルターを一括で解除し、全データを表示させたい場合はこちらを使います。

• 「データ」タブにある「クリア」ボタンをクリックします。
• ショートカットキー Ctrl + Shift + L をもう一度押すことでも、すべてのフィルター設定を解除できます。

【応用編】もっと便利に！Excelフィルターの多彩な機能

基本的な使い方がわかったら、次は応用編です。Excelのフィルター機能には、単純な絞り込み以外にも、あなたのデータ整理をさらに効率化する多彩な機能が備わっています。

複数の条件で絞り込む方法（AND/OR）

「〇〇であり、かつ△△であるデータ」や「〇〇または△△であるデータ」のように、複数の条件で絞り込みたい場面はよくあります。

AND条件（～かつ～）での絞り込み

例えば、「東京支社」に所属する「営業部」のデータだけを抽出したい場合です。

1. まず、「支社名」列のフィルターで「東京支社」を選択します。
2. 次に、「部署」列のフィルターで「営業部」を選択します。

このように、複数の列でそれぞれフィルターをかけるだけで、AND条件での絞り込みが簡単に実現できます。

OR条件（～または～）での絞り込み

では、「東京支社」または「大阪支社」のデータを抽出したい場合はどうでしょうか。これは、1つの列に対して複数の項目を選択することで実現できます。

1. 「支社名」列のフィルターボタンをクリックします。
2. リストの中から「東京支社」と「大阪支社」の両方のチェックボックスにチェックを入れます。
3. 「OK」ボタンをクリックします。

これで、2つの支社のデータだけが表示されます。

数値フィルターで特定の範囲を抽出する

売上や数量などの数値データに対しては、より高度な絞り込みが可能です。例えば、売上データの中から「100万円以上」の案件だけを抽出してみましょう。

1. 「売上」列のフィルターボタンをクリックします。
2. メニューから「数値フィルター」にカーソルを合わせます。
3. さらに表示されるメニューから「指定の値以上」を選択します。
4. 表示されたダイアログボックスに「1000000」と入力し、「OK」をクリックします。

数値フィルターには、他にも以下のような便利な条件があります。

• 指定の範囲内: 50万円以上100万円未満など、範囲を指定できます。
• トップ10: 売上上位10件（または下位10件）などを自動で抽出できます。件数は自由に変更可能です。
• 平均より上/下: データ全体の平均値を算出し、それより大きい（または小さい）データだけを抽出します。

テキストフィルターで特定の文字を含むデータを絞り込む

商品名や顧客名など、テキストデータに対しても柔軟な絞り込みができます。例えば、商品名に「セット」という文字が含まれるデータだけを抽出したい場合です。

1. 「商品名」列のフィルターボタンをクリックします。
2. メニューから「テキストフィルター」にカーソルを合わせます。
3. 「指定の文字列を含む」を選択します。
4. 表示されたダイアログボックスに「セット」と入力し、「OK」をクリックします。

テキストフィルターでは、「で始まる」「で終わる」「を含まない」といった様々な条件が使え、あいまい検索に非常に便利です。

日付フィルターで期間を指定して抽出する

日付データに対しても、Excelは賢くフィルターをかけてくれます。「今週」「先月」「来四半期」といった相対的な期間での指定が可能です。

1. 「受注日」列のフィルターボタンをクリックします。
2. メニューから「日付フィルター」にカーソルを合わせます。
3. 「今週」「先月」「今年」など、目的の期間を選択します。

もちろん、「2023年4月1日から2023年4月30日まで」のように、具体的な期間を指定して抽出することも可能です。

色でフィルターをかける（セルの色・フォントの色）

「要確認」の案件を赤色で塗りつぶしているなど、視覚的にデータを管理している場合に非常に役立つ機能です。セルの背景色や文字の色でデータを絞り込めます。

1. 色が付いている列のフィルターボタンをクリックします。
2. メニューから「色フィルター」を選択します。
3. 絞り込みたいセルの色、またはフォントの色をクリックします。

手作業で色を付けたデータや、条件付き書式で自動的に色付けされたデータを瞬時に集計・確認したい場合に絶大な効果を発揮します。

Excelフィルター使用時の注意点とトラブルシューティング

非常に便利なフィルター機能ですが、時々「うまく動かない」という状況に陥ることがあります。ここでは、よくあるトラブルとその対処法について解説します。

フィルターがうまくかからない原因と対処法

フィルターボタンが表示されない、または表全体ではなく一部にしか適用されないといった場合、以下の原因が考えられます。

フィルターをかけたまま計算する際の注意点（SUBTOTAL関数）

フィルターで絞り込んだデータの合計値を知りたいとき、SUM関数を使うと問題が発生します。SUM関数は非表示になっているデータも含めて合計してしまうため、見た目通りの合計値になりません。

このような場合は、SUBTOTAL関数を使いましょう。SUBTOTAL関数は、表示されているセルだけを計算対象とすることができます。

使い方は簡単です。合計を求めたいセルに、以下のように入力します。

=SUBTOTAL(9, 合計したい範囲)

例えば、D2からD100までの売上合計を求めたい場合は =SUBTOTAL(9, D2:D100) となります。最初の引数「9」が「合計」を意味します。これで、フィルターをかけるたびに合計値が自動で再計算され、非常に便利です。

フィルター結果のコピー＆ペースト

フィルターで絞り込んだ結果だけをコピーして、別のシートに貼り付けたい場合、普通にコピー＆ペーストすると非表示の行まで貼り付けられてしまうことがあります。

これを防ぐには、「可視セル」だけを選択するテクニックを使います。

1. フィルターで絞り込んだ後、コピーしたい範囲を選択します。
2. ショートカットキー Alt + ; を押します。これで、表示されているセルだけが選択された状態になります。
3. あとは通常通りコピー (Ctrl + C) し、貼り付け (Ctrl + V) を行います。

この操作で、見た目通りのデータだけを正確に貼り付けることができます。

まとめ｜Excelフィルターを使いこなしてデータ整理の達人になろう

今回は、Excelのフィルター機能について、基本的な使い方から実務で役立つ応用テクニックまで幅広く解説しました。

• 基本操作: Ctrl + Shift + L で素早く設定・解除し、ドロップダウンリストからデータを絞り込む。
• 応用テクニック: 数値、テキスト、日付、色といった様々な条件で、より高度な絞り込みを行う。
• 注意点: 空白行や結合セルに注意し、集計にはSUBTOTAL関数、コピペにはAlt + ; を活用する。

フィルター機能は、単なるデータ絞り込みツールではありません。大量のデータの中から必要な情報を素早く見つけ出し、分析の精度を高めるための、いわば「データ分析の入り口」です。この機能をマスターすることで、あなたのExcelスキルは飛躍的に向上し、日々の業務効率は劇的に改善されるはずです。

まずは簡単なデータで構いません。今日学んだテクニックを実際に試してみて、その便利さをぜひ体感してください。